Экспертиза ценности
архивных документов Обследование и экспертиза научной и практической ценности документов БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Этапы проведения экспертизы

• Отбор бухгалтерских и иных документов.
• Организация их доставки экспертам для изучения содержания и изменения срока хранения.
• Проведение оценочных мероприятий — детальное изучение каждого документа на предмет его практической, исторической, культурной или иной ценности.
• Формирование отдельных подборок для внешнего или внутреннего архива организации, для утилизации.
• Передача дел для архивной обработки, сшивки, переплета, перевода в цифровой формат, подготовки к уничтожению.
• Сдача готовых подшивок с описями.

Услуга подразумевает детальное изучение каждого документа для установления его ценности и значения. Такой подход исключает случайное уничтожение важных материалов, дает возможность оптимизировать их объем на предприятиях с интенсивным документооборотом.

Цели экспертизы

Экспертиза юридических, бухгалтерских или научных данных позволяет:

• точно определить срок хранения с учетом важности содержания;
• сформировать дела с описями для архива;
• составить номенклатуру дел для длительного или краткосрочного хранения;
• организовать эффективный документооборот внутри предприятия.

При проведении экспертизы специалисты руководствуются Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236. Также учитывают положения Системы стандартов ГОСТ Р 7.0.97-2016, прочие решения ЦЕПК Федерального архивного агентства, отраслевые нормативные акты по организации документооборота на предприятиях.

Оценка документов в делопроизводстве и в архиве

Экспертиза ценности бумаг в делопроизводстве необходима:

1. При подготовке номенклатуры.
2. При формировании дел за год.
3. При передаче материалов в архив для оценки правильности составления.

Оценку проводит экспертная комиссия из числа сотрудников компании при участии специалистов из внутреннего архива. После изучения листы с одинаковым сроком хранения формируют в дела, которые затем передают в архив или на уничтожение. Результат экспертной оценки — описи изученных дел с актами о выделении подшивок, подлежащих утилизации.

Проведение экспертизы ценности документов в архиве обязательно при перемещении дел, их передаче на публикацию или оцифровку, при формировании тематических каталогов или подборок. Оценка осуществляется на основании различных критериев — целостности, системности, значимости. Учитывается происхождение документа, его целевое назначение, уникальность содержания. В составе группы экспертов работают сотрудники архивов, а также специалисты других областей, к которым относятся отобранные дела.

Расчет сроков хранения документов

По результатам оценки документы распределяют по группам:

1. Первая категория — бумаги, не завершенные делопроизводством, по которым еще ведется работа. Они не подлежат изучению экспертной комиссией.
2. Вторая категория — бумаги, завершенные делопроизводством в текущем году. Их формирование в дело будет выполнено по итогам года, поэтому они также не оцениваются.
3. Третья категория — документы прошлых лет, имеющие актуальные сроки хранения. Они формируются в дела, затем передаются в архив предприятия.
4. Четвертая категория — бумаги с завершенным сроком хранения. Являются предметом рассмотрения комиссии для изменения сроков нахождения в архиве или уничтожения.

Оценка позволяет выделить:

• подборки дел и данных по личному составу для постоянного и долгосрочного хранения (более 10 лет);
• краткосрочные дела с актуальностью менее 10 лет или с отметкой «до минования надобности»;
• дела с истекшим сроком, подлежащие утилизации.

Каждую подшивку маркируют с указанием начала и окончания периода архивирования. Дела без описи и маркировки не подлежат перемещению внутри или вне предприятия.

Организация экспертизы

Для оценки документов на предприятии формируется экспертная комиссия. Ее работу контролирует экспертно-проверочная комиссия из архивариусов, с которыми сотрудничает компания. В основные задачи сотрудников входят:

1. оценка данных в процессе делопроизводства, при перемещении в архив;
2. документальное оформление номенклатур, описей, актов;
3. отбор бумаг для передачи в архив или на уничтожение;
4. внесение предложений по пересмотру сроков хранения информации;
5. принятие мер по оптимизации документооборота.

Если создание оценочной комиссии затруднительно, экспертизу стоит доверить специалистам компании, оказывающей услуги в области делопроизводства и архивирования. Мы организуем полный комплекс необходимых мероприятий, представим детальный отчет о проделанной работе. Все документы изучим и оценим, после чего передадим на дальнейшее хранение или утилизацию. Результат — порядок в делах, возможность быстро найти нужную бумагу, оптимизировать схему документооборота.

Заказать экспертизу документов в Москве

Компания «ДС Архив» осуществляет профессиональную экспертизу данных в бумажном или электронном формате для предприятий разных областей деятельности. Для удобства клиентов предусмотрены дополнительные услуги — архивная обработка, переплет, оцифровка, утилизация бумаг. Работу выполним в сжатые сроки с гарантией ответственного подхода и конфиденциальности данных.

Уточнить цену переплета, обработки и архивирования можно по телефону или по запросу через онлайн-форму для связи. Предусмотрен бесплатный вызов эксперта в офис предприятия для обсуждения объема и содержания выбранных услуг.