Передача документов на государственное хранение Сдача документов в государственный архив при ликвидации предприятия БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Какие документы подлежат передаче в государственный архив

Обязанность предприятия хранить документы прописана в законах об АО и ООО (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г. и № 14-ФЗ от 08.02.1998 г.). Обязательному хранению подлежит следующая документация:

1. Учредительная.
2. Бухгалтерская.
3. Кадровая.

В последний пункт входит все, что касается личного состава организации и отражает трудовые отношения между работодателем и сотрудниками:

• Личные карточки и дела.
• Приказы о приеме на работу, переводах, совмещениях и увольнениях.
• Трудовые договоры.
• Лицевые счета и зарплатные ведомости.
• Сведения о полученном образовании (дипломы, аттестационные и квалификационные сертификаты).
• Прочие акты, справки, контракты.

В первую очередь, необходимо провести экспертизу ценности бумаг и определить, что из этого перечня придется сдавать в госархив при ликвидации организации. По результатам экспертизы часть документации отправляют на подготовку к передаче в архив, а оставшиеся материалы разрешается уничтожить.

Члены экспертной комиссии тщательно просматривают документы, определяя сроки хранения в соответствии с приказом № 236 от 20.12.2019 г. Федерального архивного агентства. Они составляют:

• 1 год – для графиков отпусков и правил трудового распорядка.
• 4 года – для налоговых и 5 лет для бухгалтерских документов («первичка», инвентарные карточки, справки, акты сверки, информация о дебиторской, кредиторской задолженности и т.п.).
• 5 лет – для табелей, журналов учета рабочего времени и приказов об отпусках, командировках, взысканиях. Если условия труда в подлежащей ликвидации организации относятся к тяжелым или опасным, срок их хранения увеличивается до 50-75 лет.
• 45 лет – для сведений об аттестации рабочих мест.
• 75 лет – для приказов о приеме на работу, переводах и увольнениях.
• 75 лет – для личных дел сотрудников, карточек и трудовых договоров.
• Постоянному хранению подлежат личные дела руководителей организации и штатное расписание, бухгалтерская годовая отчетность и выданные по ней аудиторские заключения.

Важно: сроки хранения считаются не от момента составления документов, а с 1 января следующего года.

Члены экспертной комиссии изучают каждый лист, проверяют правильность оформления, убирают копии и бумаги с рукописными пометками, вынимают скобы и скрепки.

Как проходит подготовка документов для сдачи в архив

Оформление дел, которые предстоит сдавать в архив, включает несколько этапов:

• Систематизация.
• Нумерация.
• Составление листа-заверителя и внутренней описи (при необходимости).
• Переплет или подшивка.
• Оформление обложки.

Систематизация

В зависимости от вида документов они могут быть систематизированы:

1. Хронологически – по дате создания. Это правило применяется к приказам, трудовым договорам, протоколам заседаний комиссии.
2. По алфавиту – по фамилиям или названиям проектов. Так обычно располагают личные карточки и лицевые счета по зарплате.
3. В комбинированном порядке – сначала документы раскладывают в блоки по алфавиту, а внутри дополнительно сортируют по датам. Для удобства между блоками прокладывают цветные разделители.

Для сдачи в архив тома формируют так, чтобы в каждом из них было не более 250 листов. После этого можно переходить к следующему этапу.

Нумерация

Документы, которые подлежат хранению в государственном архиве, нумеруют в особом порядке.

• В верхнем правом углу каждого листа в томе простым карандашом ставят арабскую цифру.
• Если на этом месте уже есть номер, его зачеркивают и пишут рядом новый – тот, под которым лист отправится на хранение в архив.

Как правило, в каждом томе встречаются двусторонние документы. Им присваивают только один номер, записывая его на лицевой сторону. Брошюрам со своей нумерацией для сдачи в архив нужно присвоить новые номера – в общем порядке, начиная с обложки.

Во время этой кропотливой и однообразной работы легко допустить ошибку. На такой случай предусмотрен свой регламент. Если номера повторяются, ко второму из них добавляют букву, превращая его в литерный (например, 126 и 126а). Для пропущенных цифр действует другое правило – информацию о них вносят в лист-заверитель.

Лист-заверитель и внутренняя опись

К каждому тому, который будет сдаваться в архив при ликвидации предприятия, составляется лист-заверитель. Сюда заносятся данные об ошибках и нетипичных случаях, например:

• порванных или склеенных бумагах;
• опломбированных документах;
• прошитых брошюрах;
• листах увеличенного формата.

Внутреннюю опись составляют не всегда. Она необходима для учета особо ценных, судебных, личных и прочих специфичных документов.

Переплет

Если предстоит сдача документов в архив на постоянное хранение, к ним придется покупать специальные обложки из плотного картона форматом 31х22 см. Перед переплетом листы располагают в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись (при наличии).
2. Пронумерованные бумаги.
3. Лист-заверитель.

Затем документы для сдачи в архив прокалывают дыроколом или шилом и сшивают нитью.

Важно: дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения необязательно систематизировать, нумеровать и переплетать. Их можно подготовить и держать в скоросшивателе.

Оформление обложки

Этот этап подготовки документов к сдаче на хранение при ликвидации организации обычно не вызывает затруднений – обложка заполняется по шаблону. Верхнюю строку, где указывается наименование ведомства, оставляют пустой. Позже ее заполнят сами сотрудники госархива.

Передача документации в государственный архив осуществляется после заключения договора и подтверждается актами. Для этой цели все бумаги нужно включить в специальную опись.

Заказать услугу по сдаче документов в государственный архив

Хотите избежать ошибок, правильно оформить и передать на хранение бумаги при ликвидации организации? Обращайтесь в «ДС Архив». Мы быстро и безошибочно выполним все этапы работы, начиная с анализа документов и заканчивая предоставлением актов. Наша компания работает с клиентами из Москвы и области и гарантирует полную конфиденциальность.